E-Rechnung
Achtung ab sofort Registrierung am ZRE über das MUK möglich - Abschaltung Nutzerkonto RLP zum 01.07.25!
Ab sofort ist die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) mithilfe des „Mein Unternehmenskonto“ (MUK) auf Basis von ELSTER möglich. Ab dem 01.07.2025 wird die Authentifizierung über das Nutzerkonto RLP nicht mehr möglich sein. Alle wichtigen Informationen und weiterführenden Links finden Sie unter nachfolgendem Link:
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein im Zuge der Digitalisierung. Sie verbindet grenzüberschreitend den privaten und den öffentlichen Sektor. Die Möglichkeiten und Vorteile einer E-Rechnung erschließen durch eine strukturierte Datenlieferung Optimierungs- und Einsparpotenziale, sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger. Die E-Rechnung bildet zudem die Basis für eine weitergehende Optimierung im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess.
Das Land Rheinland-Pfalz hat bereits mit dem E-Rechnungs-Gesetz (ERechGRP) vom 3. Juni 2020 eine eigenständige gesetzliche Grundlage zur Einführung der elektronischen Rechnung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen. Mit der am 10. Januar 2024 verkündeten E-Rechnungsverordnung (ERechVORP) geht perspektivisch die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung einher. Unternehmen in Rheinland-Pfalz, die öffentliche Aufträge oder Konzessionen erhalten, werden ab dem 1. April 2025 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Der Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl sowie den Stadt- und Verbandsgemeindewerken Landstuhl können E-Rechnungen im Format XRechnung nach abgeschlossener Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP zugestellt werden. Bitte nutzen Sie hierfür unbedingt die jeweils passende Leitweg-Identifikationsnummer (siehe nächstes Kästchen).
Kurzinfo für bereits registrierte E-Rechnungssteller:
Sie brauchen:
1. Die ausschließlich für die Zustellung zu nutzende E-Mail-Adresse: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de
2. Die passsende Leitweg-Identifikationsnummer:
Für die Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl: 073355011000-001-59
Für die Stadt- und Verbandsgemeindewerke Landstuhl: 073355011000-002-56
Alle wichtigen Schritte für neue E-Rechnungssteller im Überblick:
1. Registrierung
Achtung neu: Schritt 1: Registrierung am "MEIN UNTERNEHMENSKONTO" auf Basis von ELSTER
Ab sofort ist die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) mithilfe des „Mein Unternehmenskonto“ (MUK) auf Basis von ELSTER möglich.
Ab dem 01.07.2025 wird die Authentifizierung über das Nutzerkonto RLP nicht mehr möglich sein.
Eine Neuregistrierung am ZRE mithilfe des Nutzerkonto RLP ist ab sofort nicht mehr möglich. Bestehende Accounts, die über das Nutzerkonto RLP registriert wurden, können sich bis zum 30.06.2025 wie gehabt einloggen und Rechnungen einreichen – auch per Mail.
Da dies ab dem 01.07.2025 nicht mehr möglich sein wird, empfehlen wir eine vorzeitige Neuregistrierung am ZRE mithilfe des MUK. Bitte beachten Sie dabei, dass die Beantragung eines benötigten Zertifikats einige Tage in Anspruch nehmen kann, falls Sie noch keines haben.
Als Rechnungssteller müssen Sie sich demnach im ersten Schritt am Mein Unternehmenskonto registrieren.
Alle Informationen für das Mein Unternehmenskonto finden Sie hier.
Falls Sie bei der Einrichtung Hilfe benötigen oder sonstige Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an deren Support.
Alle wichtigen Informationen und Links finden Sie auf der Registrierungsseite für Rechnungssteller:
2. Registrierung am Zentralen Rechnungseingang Rheinland-Pfalz
Als weiteren Schritt müssen Sie die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) vornehmen. Sie finden den Link für den Zugang zum ZRE auf der rechten Seite (E-Rechnungen einreichen) oder über das Menü Rechnungseingang.
Für die Registrierung melden Sie sich am ZRE mit dem ELSTER-Zertifikat des Mein Unternehmenskontos an. Nach der Anmeldung wird Ihnen das Profil angezeigt, welches Sie für den Abschluss der Registrierung wie folgt bearbeiten müssen:
- Hinterlegen der ZRE-E-Mail-Adresse
Hier hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse, über der Sie die Rückmeldung bei Einreichung einer E-Rechnung erhalten. Diese enthält unter anderem die Informationen, ob eine Rechnung zugestellt werden konnte oder abgelehnt wurde. Die E-Mail-Adresse darf daher keine No-Reply-E-Mail-Adresse sein und auch keine andere E-Mail-Adresse, über die Sie die Rückmeldungen nicht empfangen!
Hintergrund: Sollte eine Rechnung nicht beim Rechnungsempfänger ankommen, so benötigen wir für die Fehleranalyse die Originalunterlagen (so wie Sie diese eingereicht haben) und die Rückmeldung, ob die Rechnung erfolgreich zugestellt bzw. abgewiesen wurde. Im Falle einer Abweisung würde die E-Mail mit der Abweisungsnachricht auch die Informationen enthalten, warum die E-Rechnung bei der Einreichung abgewiesen wurde.
Wichtig! Erhalten Sie aufgrund einer Einreichung keine Rückmeldungen, so ist die E-Rechnung nicht im ZRE eingegangen und somit auch nicht dem Rechnungsempfänger zugestellt worden. Grund dafür ist meistens, dass eine Vorgabe für die Einreichung nicht eingehalten wurde. Wenn Sie bereits mit dem Nutzerkonto RLP am ZRE registriert waren und sich nun mit dem Mein Unternehmenskonto neu registrieren, ist es auch möglich, dieselbe ZRE-Mailadresse zu hinterlegen, die Sie bisher benutzt haben. Wenn Sie bereits mit dem Nutzerkonto RLP am ZRE registriert waren und sich nun mit dem Mein Unternehmenskonto neu registrieren, ist es auch möglich, dieselbe ZRE-Mailadresse zu hinterlegen, die Sie bisher benutzt haben. Es kann immer nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
Verwalten Sie mehrere Firmen oder erfolgt die Zusendung über einen Dienstleister, so benötigen Sie eine separate E-Mail-Adresse für die Zusendung ihrer E-Rechnungen pro Firma. Diese müssen Sie als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegen, damit die eingereichte E-Rechnung zweifelsfrei Ihnen als Rechnungssteller zugeordnet werden kann.
Mehr über die Benachrichtigungen erfahren Sie im Menü Allgemeine Informationen zu E-Rechnungen im Menüpunkt E-Rechnungs-& Sammelnachricht (VPS/GMM).
- Nutzungsbedinungen
Sie müssen die Nutzungsbedingungen bestätigen, wenn Sie den Zentralen E-Rechnungseingang RLP nutzen möchten. Ohne diese Bestätigung werden alle eingereichten E-Rechnungen abgelehnt. Als Ablehnungsgrund wird eine fehlende/nicht vollständige Registrierung angegeben.
Hinweis:
Beachten Sie, dass Sie bei einer Änderung der ZRE-E-Mail-Adresse die Nutzungsbedingungen erneut bestätigen müssen.
3. Einreichung
Nach Abschluss aller oben aufgeführten Schritte der Registrierung können Sie die E-Rechnungen in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) einreichen. Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt. Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
Dafür stehen Ihnen die nachfolgenden Optionen zur Verfügung:
- Zusendung der extern erstellten E-Rechnung von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse ausschließlich an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de
- Mit Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (Userdaten des Nutzerkonto RLP: E-Mail, Passwort und Pin):
- Upload der extern erstellten E-Rechnung
- Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
- Der Eingangskanal PEPPOL ist am Zentralen E-Rechnungseingang RLP noch nicht implementiert.
In beiden Fällen ist die Angabe der passenden Leitweg-Identifikationsnummer erforderlich!
Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl: 073355011000-001-59
Stadt- und Verbandsgemeindewerke Landstuhl: 073355011000-002-56
Wichtige Informationen zur Digitalen Signatur: Eine E-Mail mit signierten Dateianhängen kann prinzipiell verarbeitet werden.
Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.
Bitte beachten Sie weiterhin:
Container-Signaturen können unter Umständen nicht verarbeitet werden und werden nicht als relevant eingestuft.
Container-Signaturen beziehen sich nicht auf eine einzelne Datei, wie etwa eine PDF-Datei.
Sie beziehen sich auf eine komplette E-Mail inkl. Anhänge oder ein Dateiarchiv, das eine oder mehrere Dateien zu einer Einheit zusammenfasst und Informationen enthält, etwa eine Nachricht mit Angaben zu Absender, Empfänger und Betreff und einem oder mehreren Dateianhängen.
Alle aufgeführten und weitere detailliertere Informationen zur E-Rechnung und dem Zentralen E-Rechnungseingang (ZRE) finden Sie nachfolgend auf dem E-Rechnungsportal:
Alternative: PDF-Rechnungen
Sofern sie aktuell noch keine E-Rechnungen erstellen können, haben Sie die Möglichkeit der Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl auch weiterhin Rechnungen als PDF-Datei an rechnungswesen@landstuhl.de zukommen zu lassen. Gleiches gilt auch für Rechnungen an die Stadt- und Verbandsgemeindewerke Landstuhl. Diese senden Sie bitte als PDF-Datei an rechnungswesen-werke@landstuhl.de.
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung
Papier-Rechnung
Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), welche eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.
PDF-Rechnung
Darüber hinaus wird eine PDF-Rechnung zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der Papier-gleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.
Der Unterschied zur E-Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Die elektronische Rechnungsstellung kann dabei über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel mittels dem Standard XRechnung.
- Damit jedes Mitgliedsland der europäische Norm (EN) 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
- Der Standard XRechnung repräsentiert dabei die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS – und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
- In Deutschland wird der Standard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund sowie in einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
- Zusätzlich kann bei Einreichung einer E-Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN–16931), der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Letztlich werden papierbasierte Prozesse zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren deshalb von der E-Rechnung hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.